Hvordan regne ut mva på en faktura, steg for steg
En faktura skal vise tre tall tydelig: beløpet uten mva, mva-beløpet og totalen som skal betales. Likevel er det her mange regnefeil oppstår, ofte fordi man regner i feil rekkefølge, bruker feil sats eller runder av for tidlig. Denne guiden tar deg gjennom hele prosessen steg for steg, fra du har avtalt en pris uten mva til fakturaen er klar til å sendes, med et komplett eksempel du kan sammenligne med dine egne fakturaer.
Steg 1: Start med nettobeløpet
Nettobeløpet er prisen for varen eller tjenesten før mva legges til, og det er dette beløpet du og kunden har avtalt. Hvis avtalen gjelder flere linjer, for eksempel timer, materialer og kjøring, summerer du først alle linjene uten mva til ett nettobeløp, eller du regner mva per linje og summerer etterpå. Begge metoder gir samme svar så lenge satsen er den samme, men å summere først er enklere og gir færre avrundingsfeil.
Et eksempel: En håndverker har avtalt 12 timer til 750 kroner timen, altså 9 000 kroner, pluss materialer til 3 000 kroner. Nettobeløpet blir 12 000 kroner. Det er dette tallet resten av regnestykket bygger på, og det bør stå som egen linje på fakturaen, slik at kunden kan se hva som faktisk er avtalt pris før avgift.
Steg 2: Finn riktig sats
Før du regner, må du vite hvilken sats som gjelder for det du fakturerer. For de fleste håndverkstjenester og varer er det den alminnelige satsen på 25 prosent. Selger du næringsmidler, er satsen 15 prosent, og for persontransport og overnatting er den 12 prosent. Hvis fakturaen inneholder linjer med ulike satser, må mva regnes per sats, og fakturaen bør vise mva-beløpet fordelt på satsene.
I eksempelet vårt er alt håndverk og materialer, så satsen er 25 prosent for hele beløpet. Det gjør regnestykket enkelt, men prinsippet er det samme selv med flere satser: aldri bland satser i ett regnestykke, regn hver sats for seg og summer til slutt.
Steg 3: Regn ut mva-beløpet
Mva-beløpet finner du ved å gange nettobeløpet med satsen delt på 100. I eksempelet blir det 12 000 ganger 0,25, altså 3 000 kroner. Dette beløpet skal stå som egen linje på fakturaen, merket med satsen, for eksempel slik: Mva 25 %: 3 000 kr. Kunden ser da nøyaktig hvor mye av totalen som er avgift, og regnskapsføreren kan bokføre mva-beløpet riktig.
Hvis nettobeløpet inneholder øre, må du runde av mva-beløpet til to desimaler. Regn alltid med full presisjon underveis og rund av først når mva-beløpet er ferdig regnet, ellers kan små avvik hope seg opp over flere linjer.
Steg 4: Regn ut fakturasummen
Fakturasummen, altså beløpet kunden skal betale, er nettobeløpet pluss mva-beløpet. I eksempelet blir det 12 000 pluss 3 000, altså 15 000 kroner. En rask kontroll er å gange nettobeløpet med 1,25 ved 25 prosent sats, og sjekke at du får samme total. 12 000 ganger 1,25 er 15 000, så regnestykket stemmer.
På fakturaen bør alle tre tallene stå: nettobeløp 12 000 kroner, mva 25 % 3 000 kroner og total å betale 15 000 kroner. I tillegg bør fakturaen inneholde fakturanummer, dato, forfallsdato, betalingsinformasjon og selgerens organisasjonsnummer og mva-registrering, men det er formelle krav som ligger utenfor selve regnestykket.
Steg 5: Kontroller før du sender
Tre kontroller tar under ett minutt og fanger de fleste feil. For det første: Legg mva til nettobeløpet på nytt, gjerne med en kalkulator, og se om du får samme total. For det andre: Trekk fra mva fra totalen ved å dele på 1,25, og se om du kommer tilbake til nettobeløpet. For det tredje: Sjekk at satsen stemmer for det du har solgt, og at du ikke har blandet linjer med ulike satser.
En fjerde kontroll er verdt å nevne for bedrifter som sender mange fakturaer: Sammenlign mva-beløpet med tidligere, liknende fakturaer. Hvis mva-beløpet plutselig er mye høyere eller lavere enn vanlig for samme type oppdrag, er det et signal om at noe er feil, selv om regnestykket isolert sett ser riktig ut.
Hva hvis prisen er avtalt med mva?
Noen ganger avtales prisen som en total med mva, for eksempel når en kunde sier at budsjettet er 15 000 kroner inkludert alt. Da må du regne baklengs: nettobeløpet er 15 000 delt på 1,25, altså 12 000 kroner, og mva-beløpet er 3 000 kroner. Fakturaen viser fortsatt alle tre tallene, men du har funnet dem ved å trekke fra mva i stedet for å legge til.
Dette er viktig fordi regnskapet ditt skal føres på nettobeløpet, mens kunden betaler totalen. Hvis du fører hele totalen som inntekt uten å skille ut mva, vil både inntekten og mva-oppgjøret bli feil.
Vanlige feil på fakturaer
De vanligste feilene er fire: å bruke feil sats, å trekke fra 25 prosent av totalen i stedet for å dele på 1,25 når prisen er avtalt med mva, å runde av underveis i stedet for til slutt, og å glemme å vise mva-beløpet som egen linje. Alle fire kan unngås med en fast rutine: nettobeløp først, sats deretter, mva-beløp, total, og til slutt kontroll ved å regne baklengs.
En fast mal for fakturaer hjelper også. Når malen alltid har linjer for nettobeløp, mva og total, blir det vanskeligere å glemme et av tallene, og kunden venner seg til å finne informasjonen på samme sted hver gang.
Oppsummering
Å regne ut mva på en faktura er fem steg: finn nettobeløpet, finn riktig sats, regn ut mva-beløpet ved å gange med satsen, legg det til nettobeløpet for å få totalen, og kontroller ved å regne baklengs. Med et eksempel som 12 000 kroner uten mva, 3 000 kroner i mva ved 25 prosent og 15 000 kroner totalt, har du en referanse du kan sammenligne med. Følger du de fem stegene hver gang, blir fakturaene riktige, og både du og kunden kan se hvordan totalen er bygget opp.
Vil du regne det ut med en gang? Prøv vår gratis mva kalkulator — skriv inn beløpet, velg sats og få svaret med én gang, uten pålogging.